Faça um checklist completo!
Reserve a sala para reunião.
- Deixe pelo menos uma hora a mais reservada para cobrir eventuais atrasos ou prorrogações.
Verifique se o número de participantes se encaixa ao local escolhido: número de lugares e cadeiras disponíveis.
Faça o briefing da reunião e mande para todos os participantes pelo menos três dias antes para que tenham tempo de se preparar. Mantenha o foco da reunião. Crie uma agenda com os tópicos que serão discutidos. Siga a agenda e não deixe que nenhum novo tópico atrapalhe. Respeite o tempo das pessoas presentes.
Os lugares, ao lado do líder, são considerados privilegiados e devem ser concedidos a funcionários mais velhos e mais antigos de empresa.
Caso a reunião seja longa, bebidas serão necessárias. Você pode preparar no local uma pequena mesa com chá, café e água, para quem quiser se servir, caso contrário, planeje intervalos onde serão servidos além das bebidas, as comidas.
Se o pessoal da empresa não usa crachá, deve haver algum tipo de identificação com nome, empresa e cargo, facilitando o reconhecimento entre os participantes. Entregue crachás para os participantes (não necessário se já usarem na empresa) e não esqueça de fazer um especial para convidados de fora da empresa.
Avise ao pessoal da recepção, da garagem e da telefonia sobre o evento. Reserve vagas para os convidados. Entregue na recepção uma lista com os participantes de fora e seus crachás e mande que sejam encaminhados para o local correto.
Reserve todo o material necessário para a reunião: lápis, caneta, pincel atômico, caneta de retroprojetor, indicador, papel, bloco para rascunho, folhas flip chart, fita crepe e adesiva, cola, post-it, tesoura, clips, grampeador, furador. Veja qual será o equipamento necessário: flip-chart, vídeo cassete, vídeo conferência, conferência, retroprojetor, linha telefônica, xerox, computador, microfones.
Veja se será necessário gravar a reunião e que tipo de gravação deverá ser feita: em gravador ou vídeo.
Não esqueça de mandar preparar a ata da reunião. Reserve uma secretária para anotar tudo que foi discutido e resolvido na reunião. A ata deve conter: data e local da reunião, os nomes dos participantes, os objetivos da reunião, os principais tópicos discutidos, as conclusões, decisões tomadas (e por quem) e deve ser assinada pelos participantes.
Esteja preparado com todas informações necessárias para discutir sobre os tópicos agendados.
Não perca seu foco. Não participe de reuniões que não precise de sua presença ou contribuição.
Determine o resultado que você quer alcançar com a reunião.Não tente resolver todos os problemas da empresa em uma única reunião.
A agenda deve conter apenas os tópicos que podem trazer resultados concretos.
Durante a reunião, mantenha o foco da reunião. Siga a agenda e não deixe que nenhum novo tópico atrapalhe. Respeite o tempo das pessoas presentes.
Assegure-se que todos participem e consigam expressar opinião sobre os tópicos abordados.
Comece a reunião na hora marcada, e termine dentro do tempo planejado com a presença de todos ou não.
Por fim, após a reunião, determine os próximos passos. Quem faz o quê e para quando.
Use e-mail como forma de manter as pessoas atualizadas sobre o andamento dos próximos passos.
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