segunda-feira, 19 de dezembro de 2011

A (O) SECRETÁRIA (O)

A Secretária exerce a eficiência.
Ela tem consigo dados confidenciais.
Usando confiança, ordem e paciência,
A Secretária faz um trabalho eficaz!

Entre funções importantes,
As das Secretárias são especiais.
Seus planejamentos são relevantes,
Pois descuidos se fazem prejudiciais.

A Secretária faz de tudo:
Atende telefonemas constantes,
O público e o chefe com prontidão.
Entre afazeres, o serviço segue avante.
No fim do dia, confirma a sua exatidão...

A Secretária possui personalidade.
Nota-se, em suas iniciativas, a firmeza.
Em ambiente descontraído e de estabilidade,
A Secretária faz o serviço fluir com presteza!
"Pela Secretária manter boa aparência pessoal,
as Empresas deveriam fazer um pagamento especial!"


Autor: Manuel de Almeida (Manal)
Publicado no site:
http://www.velhosamigos.com.br/DatasEspeciais/diasecretaria.html

Organize o seu e-mail



Hoje em dia, a grande vantagem que nós possuímos é o prazer de desfrutar das vantagens da tecnologia. Realmente, não dá para imaginar nossa vida de secretárias sem um editor de textos, sem o Excel e a Internet.

O nosso dia-a-dia, é em sua maior parte, em frente à telinha do micro. Por isso, nós precisamos manter esse “coleguinha” organizado. Eis algumas dicas:

1. Utilize a pasta “Meus documentos” com a principal
É muito perigoso espalhar arquivos entre diversas pastas porque fica muito complicada e lenta a localização dos arquivos. Dentro da pasta padrão “Meus Documentos”, você pode criar outras sub-pastas com nomes descritivos, tais como, carta_convite_2006. Assim, desta maneira, você pode saber o assunto de cada pasta.

2. Para o seu e-mail
a. Defina horário para seus e-mails
Evite ficar conectado o dia todo no seu e-mail para que você possa ter tempo para outras coisas. Estipule alguns horários para se dedicar a leitura dos e-mails.

b. Confira o seu e-mail
Suas mensagens mais importantes podem vir em cores diferenciadas. Assim, se o seu chefe lhe enviar um e-mail, você logo o perceberá, caso este esteja em “vermelho”, por exemplo. O programa Outlook permite esta funcionalidade.

Ou você pode criar uma pasta para e-mails importantes adicionando uma regra no seu e-mail para mover automaticamente mensagens do seu chefe para essa pasta. Dessa forma, você pode focar sua atenção na pasta IMPORTANTE e deixar a Caixa de Entrada para ser analisada quando sobrar tempo.

3. Processe seus e-mails
Não deixe a sua caixa de e-mails lotada. Sua caixa deve estar sempre vazia ou com apenas as mensagens que ainda estão pendentes de solução. Porém, se o e-mail contém uma informação importante, ele deve ser armazenado, pois no futuro, você pode vir a precisar.

Quando você estiver dedicando tempo para ver seus e-mails, processe sua caixa de entrada, isto é, elimine tudo que recebeu.

Além disso, não deixe a sua lixeira cheia. Caso o e-mail não seja útil, deve ser apagado imediatamente. Por último, se você começou a ler o e-mail, responda na mesma hora. Deixar para fazer isso depois vai consumir mais tempo, principalmente porque você terá que reler e repensar a resposta. Se for uma pendência, crie uma tarefa para fazer depois.
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sábado, 17 de dezembro de 2011

5 dicas de como usar a linguagem corporal a seu favor no ambiente de trabalho





Especialista orienta como colocar em prática atitudes comportamentais que melhoram o ambiente e o relacionamento entre os colegas de trabalho.

Por Redação, www.administradores.com.br
Você se conhece? O mercado está cada dia mais competitivo e tem exigido dos profissionais um maior domínio sobre suas próprias habilidades e capacidades, de modo que possa utilizá-las da maneira correta, nas horas certas.

Rosana Spinelli, professora dos Cursos Contmatic, destaca cinco atitudes comportamentais, não verbais, que, colocadas em prática, melhoram o ambiente e o relacionamento entre os colegas de trabalho. Confira.

1. Olhe as pessoas nos olhos e não por cima das suas cabeças. Sorria e cumprimente-as de modo firme. Essa atitude revela confiança e comprometimento.

2. Ao falar, as mãos devem ser vistas acompanhando o que você diz, para dar ênfase ao seu discurso e enriquecer o valor das suas palavras.

3. Se o assunto ou a situação permitir, exiba o seu melhor sorriso. Ele adiciona calor e confiança ao ambiente.

4. Mantenha uma postura acolhedora (contato ocular, inclinação em direção à pessoa com quem está falando e semblante tranquilo) e as pessoas vão se manter descontraídas, atenciosas e "desarmadas".

5. Se estiver tenso, procure relaxar até ficar mais seguro. A rigidez muscular interfere na harmonia dos seus gestos e na sua fala.