O papel do Secretário/a vem desde as grandes guerras da Idade Média. Aquele soldado que, durante o dia matava inimigos, à noite anotava os recados dos comandantes para as tropas. Os instrumentos de guerras eram pedras, o arco e a flecha, lanças e, hoje, bombas arrasadoras. Certamente como aquele soldado-secretário da Idade Média assessorava os grandes estrategistas de guerra, ainda há soldados trabalhando nas guerras deste século, por exemplo, Iraque, como as secretárias hoje assessoram executivos, estrategistas administrativos. Ambos, soldado e secretária, vivem em campo minado e utilizam todas as técnicas para sobreviverem ao mundo de guerra e corporativo.
Saindo do cenário de guerra, trabalhemos a visão da secretária estrategista, trabalhando lado a lado do executivo, realizando manobras nas agendas, negociando parcerias, atendendo clientes, atividades que fariam inveja aos brilhantes comandantes das guerras do passado. Para isso, é importante estabelecer um time de excelência entre executivo/secretária, isto é, uma parceria que possa, por meio de sinergia, potencializar a produtividade de ambos.
Nesse sentido, a secretária dever ter no executivo a figura do cliente: o que ele precisa e como ela pode ser a facilitadora no processo de trabalho, uma verdadeira assessora mesmo.
Para o atingimento dessa excelência de atendimento é possível enumerar dezenas de habilidades de uma secretária. No cenário globalizado atual destacaremos três: conceito de excelência; visão global da organização e interesse em aprender, estudar, ler.
A primeira habilidade destacada, o exercício do conceito de excelência, é a secretária se exceder ao solicitado. É fazer sempre algo a mais, o que encanta. É ter a visão de todo o processo de trabalho. Como buscar a informação, como completar e apresentar. Fornecer apenas o que foi pedido não satisfaz mais ao cliente. É preciso exceder e ser pró-ativa, antecipando-se aos possíveis problemas.
A visão global da organização permite que a habilidade acima seja desempenha com sucesso. A secretária sabe quem faz o que, quem são os principais clientes, quais os planos a longo e médio prazo, quais são as áreas da empresa. Ela se torna a facilitadora de mudanças dos processos. Nesse aspecto, é ampliar e consolidar os relacionamentos profissionais. Mais modernamente a secretária trabalha com a idéia de networking - rede de dados.
Já para a habilidade interesse em aprender, estudar e ler, lembremos Alvin Tofler, destacando que o analfabeto do ano 2000 seria o indivíduo que não consegue aprender, desaprender e reaprender. Portanto, ler e escrever é primordial, mas querer aprender é essencial. É preciso a flexibilidade para desaprender o que sabemos e construir novos conceitos, novas formas de refazer a rotina. A secretária deve ter flexibilidade para se preparar, estudar, prestar um atendimento personalizado, trazer para o ambiente de trabalho novos conceitos de atendimento ao cliente, quer interno, quer externo.
Nessa linha de comportamento, aprender sobre a organização, sobre os clientes, os fornecedores, ter curiosidade, sempre. Estudar outras línguas, marketing, finanças, administração do tempo, liderança de reuniões, recursos humanos e estar antenada nos acontecimentos.
Essas são algumas das habilidades que as empresas estão procurando em uma secretária, isto é, procuram a secretária que possa agregar valor ao cargo, e por isso não se torna supérflua. Ganha a empresa, ganha a secretária pelo desenvolvimento, manutenção do emprego, satisfação pessoal e orgulho pelo trabalho bem feito.
Sobre o autor:
Nancy Tereza Horschütz, é secretária executiva de Indústias Romi S.A e Professora no Centro Universitário Salesiano de São Paulo - Americana.
Texto publicado no informativo www.rhevistarh.com.br
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