Hoje em dia, a grande vantagem que nós possuímos é o prazer de desfrutar das vantagens da tecnologia. Realmente, não dá para imaginar nossa vida de secretárias sem um editor de textos, sem o Excel e a Internet.
O nosso dia-a-dia, é em sua maior parte, em frente à telinha do micro. Por isso, nós precisamos manter esse “coleguinha” organizado. Eis algumas dicas:
1. Utilize a pasta “Meus documentos” com a principal
É muito perigoso espalhar arquivos entre diversas pastas porque fica muito complicada e lenta a localização dos arquivos. Dentro da pasta padrão “Meus Documentos”, você pode criar outras sub-pastas com nomes descritivos, tais como, carta_convite_2006. Assim, desta maneira, você pode saber o assunto de cada pasta.
É muito perigoso espalhar arquivos entre diversas pastas porque fica muito complicada e lenta a localização dos arquivos. Dentro da pasta padrão “Meus Documentos”, você pode criar outras sub-pastas com nomes descritivos, tais como, carta_convite_2006. Assim, desta maneira, você pode saber o assunto de cada pasta.
2. Para o seu e-mail
a. Defina horário para seus e-mails
Evite ficar conectado o dia todo no seu e-mail para que você possa ter tempo para outras coisas. Estipule alguns horários para se dedicar a leitura dos e-mails.
b. Confira o seu e-mail
Suas mensagens mais importantes podem vir em cores diferenciadas. Assim, se o seu chefe lhe enviar um e-mail, você logo o perceberá, caso este esteja em “vermelho”, por exemplo. O programa Outlook permite esta funcionalidade.
Ou você pode criar uma pasta para e-mails importantes adicionando uma regra no seu e-mail para mover automaticamente mensagens do seu chefe para essa pasta. Dessa forma, você pode focar sua atenção na pasta IMPORTANTE e deixar a Caixa de Entrada para ser analisada quando sobrar tempo.
3. Processe seus e-mails
Não deixe a sua caixa de e-mails lotada. Sua caixa deve estar sempre vazia ou com apenas as mensagens que ainda estão pendentes de solução. Porém, se o e-mail contém uma informação importante, ele deve ser armazenado, pois no futuro, você pode vir a precisar.
Quando você estiver dedicando tempo para ver seus e-mails, processe sua caixa de entrada, isto é, elimine tudo que recebeu.
Além disso, não deixe a sua lixeira cheia. Caso o e-mail não seja útil, deve ser apagado imediatamente. Por último, se você começou a ler o e-mail, responda na mesma hora. Deixar para fazer isso depois vai consumir mais tempo, principalmente porque você terá que reler e repensar a resposta. Se for uma pendência, crie uma tarefa para fazer depois.
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