- Reserve a sala para reunião.
- Deixe pelo menos uma hora a mais reservada para cobrir eventuais atrasos ou prorrogações.
- Verifique se o número de participantes se encaixa ao local escolhido: número de lugares e cadeiras disponíveis.
- Faça o briefing da reunião e mande para todos os participantes pelo menos três dias antes para que tenham tempo de se preparar. Mantenha o foco da reunião. Crie uma agenda com os tópicos que serão discutidos. Siga a agenda e não deixe que nenhum novo tópico atrapalhe. Respeite o tempo das pessoas presentes.
- Os lugares, ao lado do líder, são considerados privilegiados e devem ser concedidos a funcionários mais velhos e mais antigos de empresa.
- Caso a reunião seja longa, bebidas serão necessárias. Você pode preparar no local uma pequena mesa com chá, café e água, para quem quiser se servir, caso contrário, planeje intervalos onde serão servidos além das bebidas, as comidas.
- Se o pessoal da empresa não usa crachá, deve haver algum tipo de identificação com nome, empresa e cargo, facilitando o reconhecimento entre os participantes. Entregue crachás para os participantes (não necessário se já usarem na empresa) e não esqueça de fazer um especial para convidados de fora da empresa.
- Avise ao pessoal da recepção, da garagem e da telefonia sobre o evento. Reserve vagas para os convidados. Entregue na recepção uma lista com os participantes de fora e seus crachás e mande que sejam encaminhados para o local correto.
- Reserve todo o material necessário para a reunião: lápis, caneta, pincel atômico, caneta de retroprojetor, indicador, papel, bloco para rascunho, folhas flip chart, fita crepe e adesiva, cola, post-it, tesoura, clips, grampeador, furador. Veja qual será o equipamento necessário: flip-chart, vídeo cassete, vídeo conferência, conferência, retroprojetor, linha telefônica, xerox, computador, microfones.
- Veja se será necessário gravar a reunião e que tipo de gravação deverá ser feita: em gravador ou vídeo.
- Não esqueça de mandar preparar a ata da reunião. Reserve uma secretária para anotar tudo que foi discutido e resolvido na reunião. A ata deve conter: data e local da reunião, os nomes dos participantes, os objetivos da reunião, os principais tópicos discutidos, as conclusões, decisões tomadas (e por quem) e deve ser assinada pelos participantes.
- Esteja preparado com todas informações necessárias para discutir sobre os tópicos agendados.
- Não perca seu foco. Não participe de reuniões que não precise de sua presença ou contribuição.
- Determine o resultado que você quer alcançar com a reunião.Não tente resolver todos os problemas da empresa em uma única reunião.
- A agenda deve conter apenas os tópicos que podem trazer resultados concretos.
- Durante a reunião, mantenha o foco da reunião. Siga a agenda e não deixe que nenhum novo tópico atrapalhe. Respeite o tempo das pessoas presentes.
- Assegure-se que todos participem e consigam expressar opinião sobre os tópicos abordados.
- Comece a reunião na hora marcada, e termine dentro do tempo planejado com a presença de todos ou não.
- Por fim, após a reunião, determine os próximos passos. Quem faz o quê e para quando.
- Use e-mail como forma de manter as pessoas atualizadas sobre o andamento dos próximos passos.
segunda-feira, 9 de janeiro de 2012
Você sabe agendar uma Reunião?
Faça um checklist completo!
Postado por
Blog do Profissional em Secretariado Executivo
às
13:26
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